Автоматизация бухгалтерского учёта. Обзор эффективных инструментов и подходов
Печать
Олег Соколов,

руководитель группы поддержки бухгалтерских услуг

Высокая конкуренция и стремление повысить прибыль стимулируют компании искать решения, которые упрощают работу сотрудников и освобождают управленцам время на стратегическое развитие. Одно из них — автоматизация бухгалтерского учета.

Что это?

Автоматизация бухгалтерского учета предполагает использование программного обеспечения. В этом случае часть задач бухгалтера перекладывается на ПО:
  • проведение расчетов (например, налогов и сборов);
  • хранение данных (проводки, справочники контрагентов, договоров и пр.);
  • создание сводных отчетов и выборок;
  • заполнение бланков (счета, накладные).
Такие системы экономят время бухгалтеров за счет автоматизации рутинных задач, исключают ошибки в расчетах, помогают повысить прозрачность финансового учета и бюджетирования компании.

Классификация бухгалтерских информационных систем

классификация бухгалтерских системБухгалтерские системы классифицируются:

1. По отрасли применения

Например, системы, актуальные для туризма, гостиничного бизнеса, торговли, общественного питания, страховой или управленческой деятельности и т. д.

2. По степени автоматизации
  • ручные системы. Они выполняют различные задачи при помощи специалиста (оператора);
  • автоматические системы. Функции учета выполняются программным обеспечением, полностью исключая ручные операции;
  • автоматизированные системы. Однотипные задачи выполняются, совмещая ручной труд и использование ПО.

Зачем нужны системы автоматизированного бухгалтерского учета

Автоматизированным системам можно передать часть задач отдела бухгалтерии полностью, например:
  • заполнение бланков и реквизитов, без ошибок и необходимости корректировки;
  • обработку информации;
  • ведение расчетов;
  • представление аналитики в виде таблиц, графиков и диаграмм – все подсчеты ведутся по формулам, без риска просчета;
  • создание учетных регистров;
  • обмен информацией между филиалами компании, партнерами и т. д.;
  • передачу данных в финансовые и государственные органы;
  • контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия;
  • оперативное изменение системы в случае изменений в законодательстве РФ.

Кому необходима автоматизация бухгалтерского учета

  1. Руководителям компаний. Автоматизация позволяет сократить затраты на обработку документов и исключить ошибки. Благодаря программам, руководители и собственники компании владеют информацией о выручке, количестве продукции на складе, могут отслеживать расчетные и хозяйственные операции в режиме реального времени. Осуществляя регулярный контроль, владельцы предприятий снижают риски злоупотреблений и повышают качество управленческих решений.
  2. Штатным бухгалтерам. Сотрудники автоматизируют свои рутинные задачи: заполнение бланков, проведение расчетов, составление ведомостей. Вместо этого бухгалтеры выполняют более важные операции, которые нельзя привести к шаблону или математической модели. Например, оптимизация отдела, обучение персонала и т.д.
  3. Всем сотрудникам компании. Они могут оперативно получать необходимые справки и выписки, а также иные документы.
  4. Клиентам. Они получают акты и счета, подписанные электронной подписью, в удаленном режиме, исключаются простои на производстве и задержки отправки документации.

Какие участки учета можно автоматизировать

Какие участки бухучета можно автоматизировать?
  1. Бухгалтерский учет. Программы дают возможность автоматизировать оформление первичных документов, работать с выписками из банков и платежными поручениями.
  2. Работа с документацией. Программы для бухгалтерского учета содержат шаблоны для создания договоров, счетов и других документов. Достаточно выбрать нужный и ввести свои данные. Их можно загрузить в Excel, сохранить и провести в учетной системе.
  3. Отчеты и налоги. Отчеты формируются автоматически, по информации, которую вводит бухгалтер. Их проверка также автоматизирована. Специалист только вносит дополнительные данные и добавляет электронную подпись. Программы самостоятельно следят за актуальностью форм и обновляют их.
  4. Электронный документооборот. Автоматизированные системы позволяют подписывать документы при помощи электронной подписи и обмениваться ими. Благодаря ПО можно управлять договорами, упростить документооборот внутри компании и упорядочить документацию при хранении - потеря бумаг исключается, поиск ускоряется.
  5. Проверка контрагентов. Автоматизация бухгалтерского учета позволяет снизить риск блокировки счетов, избежать проблем с налоговыми службами. Программы проверяют партнеров по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
  6. Коммуникация с банковскими организациями. Интеграция программы с банками позволяет ежедневно экономить много рабочего времени. Платежи можно отправлять в банк и загрузить из клиент-банка.

Программное обеспечение для автоматизации учета

Какие программы позволят автоматизировать бухгалтерский учет?

1. Программы “1С”. Их возможности

Автоматизация процессов заложена в базовую версию “1С: Бухгалтерия”. Регулярно выходят обновления.

Программа «1С: Бухгалтерия» имеет следующие возможности:
  • наличие многоуровневого плана счетов;
  • возможность ведения многомерного и многоуровневого аналитического учета;
  • возможность вести количественный, многовалютный (по неограниченному количеству валют) учет;
  • возможность вести бухгалтерский учет нескольких организаций в одной базе;
  • условия для работы со сложными проводками;
  • автоматическое формирование проводок при проведении документов;
  • автоматическое заполнение большого количества регламентированных отчетов;
  • возможность формирования статистических отчетов;
  • обмен данными с контрагентами;
  • автоматическая отправка отчетов в налоговые органы и фонды.
Программа реализует общие схемы, которые подходят для большого числа компаний.

Автоматизация корпоративной отчетности

На базе “1С” можно настраивать или использовать готовые дополнительные модули. Например, модуль, который позволяет вести параллельный учет по плану счетов (GAAP, IFRS). Он позволяет в оперативном режиме получать необходимые данные в другой системе учета.

2. Программы для электронного документооборота

Сегодня многие компании предлагают электронный документооборот, например, такие так «СБИС», «Контур» и другие. Обмениваться электронными документами можно и с персоналом предприятия, и с контрагентами. На данный момент большинство документов и отчетов можно отправлять и получать в цифровом виде.

Возможности электронного документооборота:
  • электронный архив с удобным поиском, контролем сроков и ответственных;
  • ускорение процессов обработки и согласования документов;
  • прозрачный процесс даже при нескольких этапах согласования в разных подразделениях;
  • нет необходимости использовать отдельную систему документооборота;
  • минимизация человеческого фактора и вероятности потери документов;
  • отсутствие затрат на содержание бумажного архива в части создания, обработки, передачи и хранения бумажных копий, экологичность;
  • разграничение прав доступа к документам.
Подробнее про функционал электронного документооборота и стоимость можно почитать здесь.

3. Программы для автоматизированной обработки бумажных первичных документов

На данный момент есть множество программ на рынке, которые позволяют автоматизировать обработку первичных бумажных документов. Например, Jetlex, Entera, Efsol и другие.

Возможности автоматизированной обработки первичных документов:
  • исключение ошибок ручного ввода и дублирования документов;
  • сокращение временных затрат на ввод документов в систему;
  • удобный доступ к документам непосредственно из “1С”;
  • экономия времени на проверку корректности отражения регулярно встречающихся расходов и доходов.

4. Возможности для интеграции с системами складского учета и интернет-магазинами

Стандартный функционал “1С: Бухгалтерии” позволяет настроить автоматический обмен данными с системами складского учета и расчета зарплаты “1С” (“1С: УТ” и “1С: ЗУП” соответственно).

При настройке обмена с “1С: УТ” первичные документы (поступления, реализации, платежи) потребуется вводить только в одной системе. Далее они автоматически будут выгружаться в бухгалтерскую систему. Аналогичным образом проводки по начислению зарплаты, зарплатных налогов и взносов могут автоматически загружаться в бухгалтерскую систему.

Возможности платформы “1С” позволяют при участии программистов настроить обмен данными с сайтами и складскими системами, построенными не на базе системы “1С”.

5. Индивидуальные решения

Такой вариант больше подойдет крупным компаниям с особенностями и спецификой в работе. Можно самостоятельно подобрать готовое решение для автоматизации специфики деятельности вашего предприятия или заказать его реализацию у разработчика. Вы можете лично обратиться к опытному IT-специалисту, чтобы тот познакомился с вашей учетной системой и предложил наиболее удачные способы автоматизации процессов.

Как автоматизировать бухгалтерский учет?автоматизация бухгалтерии

1 этап – подготовительный. Он включает в себя анализ всех потребностей компании, внутрифирменных факторов и т. д.

На данном этапе необходимо изучить специфику работы компании, особенности учета, учетную политику, план счетов, внутреннюю отчетность, должностные инструкции сотрудников и т.д. Затем проанализировать порядок документооборота, распределение служебных обязанностей, маршруты информации.

Такая предварительная подготовка необходима для того, чтобы определить масштабы нововведений. Например, какие службы нуждаются в общей базе, а какие – в автономных. Также выявляются сильные и слабые стороны работы бухгалтерии в вашей компании, принимается решение о необходимости изменений, реорганизации и т.д.

2 этап – постановка задачи. Необходимо четко определить, что станет основой внедрения и запуска автоматизации бухучета: какие программы подойдут лучше всего и какие технические средства потребуются. При выборе системы необходимо опираться на бюджет компании и следующие критерии:
  • расходы на покупку, внедрение и сопровождение ПО;
  • возможность интеграции с используемыми системами (если интеграция необходима);
  • наличие оборудования и специализированного ПО, которые необходимы для работы системы бухгалтерского учета;
  • необходимость работы в базе большого числа пользователей;
  • возможность и стоимость обучения сотрудников;
  • наличие в регионе обслуживающих компаний (они обеспечивают обновление ПО, поддержку);
  • соответствие потребностям предприятия;
  • возможность масштабирования.
Российским компаниям ближе отечественные программы из-за особенностей национального учета и необходимости регулярного обновления системы.

3 этап – внедрение программы. Это установка, настройка ПО согласно разработанному техническому заданию, настройка обменов с другими системами. На этом этапе возможна модернизация оборудования под требования внедряемой системы.

4 этап – обучение сотрудников. После подключения инструментов автоматизации бухгалтерского учета необходимо научить персонал пользоваться данной системой. Все сотрудники должны работать с новой программой, чтобы не было рассинхронизации данных. Назначьте ответственных за процесс обучения или обратитесь к производителю.

5 этап – проведение тестового периода. Тест позволит сотрудникам попробовать систему автоматизации, выявить ее недостатки в конкретной бизнес-среде и сделать необходимые донастройки.

BDO Unicon Outsourcing занимается автоматизацией учетных бизнес-процессов в организациях разного размера: от небольших представительств, до крупных производственных компаний. Мы обеспечиваем полную конфиденциальность и безопасность ваших данных, переход на новые инструменты работы плавно и без потерь. У наших сотрудников большой опыт работы с информационными технологиями и программными платформами для разных отраслей бизнеса.

Почему BDO Unicon Outsourcing?

  • Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов. Наши ИТ-специалисты внедряют и настраивают ИТ-решения для финансов, кадров, производства и менеджмента. Мы работаем со средним и крупным бизнесом, с российскими и международными компаниями.
  • Наша система информационной безопасности соответствует стандарту ISO/IEC 27001:2020 и ФЗ-152.
  • В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI
  • Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению бизнес-процессов для клиентов.

Наши консультации доступны по телефону 8 495 787-85-52.




  1. BDO Unicon Outsourcing
  2. Публикации
  3. Автоматизация бухгалтерского учета
В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен