Аутсорсинг бухгалтерских услуг или штатный специалист. Когда нужен аутсорс?
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
29.03.2021

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Печать
Вероника Аракелова

Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

Любой компании или индивидуальному предпринимателю необходимо оплачивать налоги и формировать отчеты — заниматься бухгалтерией. Для этого придется создать внутри своей организации бухгалтерский отдел или передать работу на аутсорсинг.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — делегирование ведения бухгалтерии профильным организациям. Они берут на себя все регулярные функции или отдельные участки учета (например, обработку авансовых отчетов или функцию «главного бухгалтера»). Это освобождает персонал и позволяет направить все усилия на задачи операционной работы, без рисков нарушить закон, получить штраф.


Об аутсорсинге задумываются, когда:

  • штатный бухгалтер покинул компанию;
  • штатный бухгалтер был пойман на мошенничестве;
  • руководство не удовлетворено ведением бухгалтерского учета внутри компании;
  • налоговая служба выписала штраф бизнесу по вине бухгалтерского отдела;
  • перед организацией встала задача оптимизации, а также экономии трудоресурсов и бюджетов;
  • нет желания/времени/возможности искать штатного специалиста.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

  1. Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
  2. Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
  3. Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
  4. Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
  5. Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее. 

Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?

В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:

  • подготовка политики учета;

  • оформление документов сотрудников, поступающих на работу;

  • расчет зарплаты и взносов;

  • работа с отчетностью;

  • расчет налогов;

  • сдача деклараций;

  • создание поручений по платежам;

  • ведение регистров;

  • сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);

  • опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.

Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.

Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:

Каким компаниям не подойдет аутсорсинг бухгалтерского учета?

Во-первых, руководителям, которые не могут работать с удаленными специалистами. Они привыкли сотрудничать с работниками, находящимися в шаговой доступности, и давать им устные распоряжения.
Во-вторых, компаниям, которые уклоняются от уплаты налогов.
В-третьих, компаниям, которые не готовы оптимизировать и менять свои процессы, так как аутсорсинг – это взаимодействие по четким регламентам.

Виды услуги

  1. Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
  2. Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
  3. Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
  4. Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.
Выбор вида услуг бухгалтерских компаний зависит от готовности бизнеса перейти на удаленное ведение бухгалтерии и его финансового обеспечения.

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)

1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:
  • обязанности и ответственность сторон;
  • распределение зон ответственности сторон;
  • список услуг и их стоимость;
  • перечень документов, необходимых для всех видов операций;
  • порядок и сроки передачи документации;
  • доступ к информации;
  • гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
  • порядок передачи базы данных при расторжении договора.
При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.

2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:
  • для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
  • для партнеров – счета, накладные, акты;
  • проекты договоров с замечаниями и предложениями.
3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:
  1. Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
  2. Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
  3. Забрать документацию и актуальную копию базы данных.

Преимущества услуги

Перевод бухгалтерии на аутсорсинг имеет ряд преимуществ перед созданием бухгалтерского отдела внутри компании или приглашения приходящего специалиста:

1. Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг

На создание отдела бухгалтерии требуются крупные суммы: на оборудование рабочего места для каждого специалиста, покупку офисной техники, а также специальных программ. Кроме того поиск высококвалифицированного специалиста, подбор замены на время его отпуска, болезни, отчисления в ПФР, ФСС и ФФОМС требуют больших ресурсов со стороны компании. Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, вы получаете квалифицированного работника, у которого уже есть необходимое оборудование и программное обеспечение, что исключает лишние затраты. Аутсорсинговая компания экономит за счет автоматизации и масштаба: одна рабочая группа обслуживает нескольких клиентов.

2. Высокий уровень квалификации специалистов и услуг

Компании-аутсорсеры, которые специализируются в сфере оказания бухгалтерских услуг, работают по отработанной схеме и быстрее решают различные задачи.
При этом, помимо бухгалтера, вам предлагают одновременную поддержку других специалистов: юристов, работников, которые связаны с трудовым и налоговым правом. Вся работа контролируется и проверяется руководством.
Специалисты сторонней компании оперативно реагируют на изменения в законодательстве и владеют современными программами, что также гарантирует повышение качества услуг. Кроме того, крупные провайдеры регулярно повышают квалификацию своих сотрудников и ежегодно обновляют их сертификаты.

3. Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга

В момент передачи бухгалтерии сторонней организации вы подписываете договор, по которому она отвечает за последствия в случае ошибок, недочетов, повреждения документации или нарушения законодательства. В документе прописываются права и обязанности обеих сторон. Компания, которая предоставляет услуги аутсорсинга, заинтересована в исключении любой возможности возникновения неприятных ситуаций, так как она берет на себя риски по возмещению ущерба и уплату всех штрафов.
Компании, которые имеют собственный бухгалтерский отдел, несут все риски самостоятельно: оплачивают штрафы и другие санкции.

4. Безопасность информации

После заключения договора и NDA (соглашение о неразглашении) компания-заказчик и компания-аутсорсер становятся партнерами, которые обязаны содержать в тайне всю полученную в ходе работы информацию. При такой форме сотрудничества могут использоваться различные способы защиты данных. Кроме того, крупные провайдеры дорожат репутацией, а также постоянно подтверждают соответствие стандартам информационной безопасности.
При обращении к приходящему бухгалтеру повышаются риски передачи им информации конкурентам, так как один специалист может работать на несколько организаций.

5. Новейшие технологии

Попадая к провайдеру, компания получает доступ к новейшим технологиям и современному программному обеспечению. Аутсорсер поможет проанализировать ситуацию в компании, автоматизировать и оптимизировать процессы, что позволит улучшить качество учета и снизить затраты.

Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?

Бухгалтерская аутсорсинговая фирма обычно выбирается на длительный период, поэтому к выбору лучше подойти со всей ответственностью, прописывать в договоре все детали, чтобы избежать следующих рисков:
  • Потеря репутации. Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией.
  • Операционный. Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий.
  • Снижение скорости реагирования. Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.

Важные аспекты, которые нужно учесть в договоре на оказание услуг бухгалтерского аутсорсинга

Договор для ведения бухгалтерского аутсорсинга носит общий характер и содержит в себе предмет, срок действия и стоимость услуг, права и обязанности обеих сторон, а также их ответственность. При подписании документа следует обращать внимание на три важных аспекта:
  1. Правила оказания услуги или регламенты. В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная.
  2. Наличие страхования ответственности перед клиентом. Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности. 
  3. Перечень услуг. В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью услуг «на входе» добирают свою выручку в процессе обслуживания. 

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

Следует обращать внимание на следующие критерии:
  • масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);
  • наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);
  • технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);
  • финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);
  • рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);
  • стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);
  • группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).
BDO Unicon Outsourcing — эксперт в бухгалтерских услугах. Вам доступен бухгалтерский аутсорсинг для компаний всех организационных форм, размеров, отраслей. BDO занимается как полным аутсорсингом бухгалтерии, так и берет в работу отдельные участки учета. Мы работаем с более чем 370 компаниями.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерии в BDO

Цена бухгалтерских услуг рассчитывается нашими менеджерами. Она зависит от системы налогообложения, количества сотрудников, количества выставленных за год счетов, других факторов.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга в BDO Unicon Outsourcing

услуги@2x.pngБольшой опыт работы (50 лет в мире, 30 лет в России) и знание реалий международного и российского бизнеса.


8@2x.png   Гарантия ответственности и возмещения ущерба в случае ошибок, вызванных нашими      сотрудниками.


5@2x.pngВысокое качество услуг, сертификат по стандарту ISO 9001:2015. Система контроля качества компании стала лауреатом международной премии CX World Award за лучший клиентский опыт в B2B.


Leader.pngТОП-3 в рейтинге RAEX по аутсорсингу учетных функций и 1 место по бухгалтерскому и налоговому учету 


Мы не работаем с фирмами, которые нарушают действующие законы РФ или не соблюдают сроки подачи документации. В нашем портфолио есть проекты в различных отраслях: информационные технологии, здравоохранение, энергетика, производство и другие.

Вы можете оставить заявку на сайте, позвонить нам или написать по электронной почте.




  1. BDO Unicon Outsourcing
  2. Публикации
  3. Что такое бухгалтерский аутсорсинг
В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен