Как провести цифровизацию в консервативной компании - Публикации
Печать
Людмила Шустерова

Заместитель генерального директора по трансформации и стратегическому развитию BDO Unicon Outsourcing

Цифровизация стала неотъемлемой частью нашей жизни, и зачастую перед компаниями встает выбор: применяй новые технологии или умри. Но молодым стартапам проще использовать цифровые решения, например ИИ или RPA-системы, чем крупным организациям с устоявшимися традициями и корпоративной культурой. Однако есть способ провести изменения в консервативных компаниях и не вызвать протеста со стороны коллег.


Покажите, что перемены неизбежны

Ключевой аспект успешной трансформации — работа с командой, которой напрямую предстоит столкнуться изменениями. Иногда даже самые прогрессивные идеи на практике встречают сопротивление персонала, потому что они разрушают привычные алгоритмы работы.

Чем моложе ваш бизнес, тем проще вносить коррективы в рабочие процессы. В консервативных компаниях персонал, наоборот, будет отстаивать свой многолетний опыт, утверждая, что предлагаемые изменения не сработают или вовсе разрушат налаженную систему взаимодействий.

Поскольку сложившаяся система ранее успешно справлялась с поставленными задачами, сотрудники часто не видят необходимости в реорганизации процессов, и поэтому не поддерживают инициативу руководства. Они также переживают, что перераспределение ответственности скажется на зарплате или снизит их авторитет в коллективе, а непривычные условия работы увеличат затраты времени и сил на выполнение операций. Но больше всего сотрудники боятся того, что их заменят роботами.

Помните, что отторжение нововведений — это проблема не избытка, а нехватки знаний о ситуации на рынке. Чтобы преодолеть недоверие сотрудников, нужно показать им, почему организации необходимы изменения. Расскажите об успешных кейсах цифровизации в других компаниях. Обратите внимание на недостатки процессов, с которыми сотрудники сами регулярно сталкиваются и которые, возможно, принимают как данность. Покажите, как ваша инициатива позволит их преодолеть.

Объясните, насколько снизятся трудозатраты, налоговые риски или число ошибок в важных документах. Расскажите, как логистические изменения ускорят процессы согласования или оптимизируют потоки информации внутри организации. В результате не только вы, но и ваши коллеги будут четко представлять, почему использовать традиционные методы невыгодно, когда конкуренты уже перешли на новейшие инструменты работы.


Найдите союзников

Чем сильнее сотрудники вовлечены в процесс трансформации, тем вам проще будет ее провести. Не стоит принимать решения единолично, позаботьтесь об условиях, в которых коллеги могли бы поделиться своим мнением и быть услышанными.

Если вы планируете использовать в компании принципиально новые ИТ-решения, учитывайте не только потребности заказчиков проекта, но опыт специалистов. Определите сотрудников или группы, которые будут применять этот инструмент в работе, проведите с ними глубинные интервью и постарайтесь понять приоритетные требования всех участников. В итоге вместо критиков вы приобретете союзников и амбассадоров проекта, которые в дальнейшем по собственной инициативе будут продвигать его внутри компании.

Например, в прошлом году в нашей компании состоялся запуск информационного портала MyBPO — единого канала коммуникации между клиентами и сотрудниками, который позволяет хранить документы и обмениваться ими, а также контролировать выполнение рабочих задач. Кроме того, портал можно использовать как корпоративную социальную сеть, чтобы оперативно узнавать новости организации.

Запуску проекта предшествовала долгая подготовка, во время которой мы занимались не только его технической реализацией. Мы отрабатывали основные сценарии с точки зрения конечных пользователей, обсуждали наполнение и структуру портала с инициативными группами, рисовали макеты и прототипировали будущий интерфейс. В тестировании приняли участие более 40 сотрудников, и в результате нам удалось учесть пользовательские предпочтения большинства работников, сделать информационное пространство действительно полезным и удобным.


Анонсируйте грядущие изменения

Как правило, людям требуется время, чтобы привыкнуть к нововведениям. Расскажите сотрудникам о своих планах по проекту, не дожидаясь его финальной реализации. Например, вы можете обсудить этот вопрос на общем собрании, поделиться информацией в социальных сетях, опубликовать новости в корпоративной газете или в email-рассылке. Анонсы — хорошая возможность не просто рассказать коллегам, что ждет их в будущем, но и продемонстрировать преимущества вашего проекта. Также это позволит объяснить, чем полезен новый инструментарий, или развеять сомнения, которые неизбежно возникают.


Продумайте, как вы будете реализовывать проект

Чтобы не спровоцировать рост сопротивления и недовольства в команде, не оставляйте сотрудников наедине с изменениями в надежде, что они сами во всем разберутся. Составьте подробный план того, как будет проходить трансформация, и продумайте, как обеспечить участие коллег на каждом этапе.

Предусмотрите серию мероприятий, на которых вы сможете представить нововведения и рассказать об их ключевых аспектах. Например, сразу же после первого запуска MyBPO мы организовали специальные курсы и за пару месяцев научили 90% персонала работе с порталом. Кроме того, наша компания регулярно проводит дистанционные вебинары для тех, кто хочет узнать больше о возможностях сервиса.

Попросите сотрудников, которые уже успели оценить изменения, поделиться впечатлениями и советами с коллегами. Привлекая амбассадоров из числа работников вашей компании, вы не только повысите лояльность, но и существенно снизите затраты на обучение.

Задействуйте внешние каналы Если вы завершили крупный проект внутри компании — расскажите об этом. Продемонстрируйте результаты, которых удалось добиться, и поделитесь своим опытом. Публикации на внешних источниках подтверждают результативность ваших действий, а значит, и ваши сотрудники будут доверительнее относиться к изменениям.



Источник: РБК.Pro







Вас также могут заинтересовать

01.04.2020

Портал MyBPO: универсальное облачное решение для сотрудников и клиентов

Мы запустили портал MyBPO, объединяющий функции таск-менеджера, чатов, хранилища файлов и интранета.

10.06.2021

Хитрости налоговиков, на которые не стоит попадаться

Как не попасться на распространенные манипуляции, рассказываем в статье.

21.06.2021

Как изменился рынок услуг в области аутсорсинга учета?

В условиях кризиса компании не хотят инвестировать в разработку и внедрение дорогостоящих IT-инструментов
  1. BDO Unicon Outsourcing
  2. Публикации
  3. Как провести цифровизацию в консервативной компании
В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен