03.10.2019

Переход на электронные трудовые книжки

1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Компаниям, которым оказываются услуги по ведению кадрового администрирования, HR-специалисты BDO Unicon Outsourcing проведут дополнительные коммуникации по организации процессов в период переходного этапа (в соответствии с условиями договора).

Электронная трудовая книжка – это новый формат привычной всем трудовой книжки.

На сегодняшний день разработано три законопроекта, связанных с переходом на электронные трудовые книжки:

• о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) (проект закона принят в первом чтении, ожидаемый ввод в действие – 1 января 2020 года);
• о внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» (проект закона принят в первом чтении, ожидаемый ввод в действие 1 января 2020 года);
• о внесении изменений в Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений» (проект закона на рассмотрении).

Процесс по переходу на электронные трудовые книжки будет проходить поэтапно.

В течение 2020 года работодателю предстоит провести ряд мероприятий:

• внести поправки в существующие локальные нормативные акты в части документов, предъявляемых при приеме на работу и обязанности работодателей по предоставлению сведений о трудовой деятельности сотрудников;

• установить или обновить программное обеспечение для передачи в ПФР нового отчета о трудовой деятельности работников, передача сведений будет проходить в рамках имеющегося формата взаимодействия компании с органами Пенсионного фонда (Контур, Такском и т.д.).

• информировать работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с ведением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде, в том числе о праве ведения трудовой книжки на бумажном носителе по заявлению работника в дополнение к электронному формату.

С января 2021 года работодатель должен:

• вернуть бумажные трудовые книжки тем работникам, которые не выразили желание продолжить их ведение, и продолжить вести тем, кто решил их оставить.

• выдавать по заявлению работника сведения о его трудовой деятельности в течение трех рабочих дней на бумажном носителе или в электронном виде (по выбору) и при увольнении - на бумажном носителе с подписью должностного лица или в электронном виде, подписанного усиленной электронной квалифицированной подписью.

• направлять в ПФР сведения о приеме, переводе, увольнении не позднее следующего рабочего дня после издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения

• вести в электронном виде данные о трудовой деятельности для сотрудников, впервые устроившихся на работу, начиная с 1 января 2021 года.

На официальном сайте Пенсионный фонд РФ уже дал разъяснения об особенностях перехода на электронный документ.

С памяткой можно ознакомиться по ссылкеhttp://www.pfrf.ru/etk/#info-4

  1. Переход на электронные трудовые книжки